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Reviewer Email Templates
charlottejmc edited this page Mar 5, 2025
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6 revisions
You'll find below the email templates to use when communicating with peer reviewers throughout each stage of the recruitment and reviewing process.
Subject Line:
Acknowledgement of form submission: peer review for Programming Historian in English
Body:
Dear NAME,
Thank you very much for registering your interest in reviewing a lesson for Programming Historian in English. We will be in touch if we receive a proposal which matches your areas of specialisation.
Kind regards,
Subject Line:
Invitation to Review for Programming Historian
Body:
Dear NAME,
My name is FORENAME SURNAME and I’m writing to you in my capacity as an editor of Programming Historian (LANGUAGE edition).
I am currently guiding the editorial process for a new lesson / translation on the subject of USING METHOD TO ACHIEVE RESEARCH AIM, and I am writing to invite you to contribute as a peer reviewer for this piece.
The lesson is provisionally titled 'PROVISIONAL TITLE'. It is a BEGINNER / an INTERMEDIATE / ADVANCED-level lesson authored / translated by AUTHOR / TRANSLATOR.
Contributing as a reviewer involves reading and testing the lesson, then sharing your feedback with the AUTHOR / TRANSLATOR usually within the next ~60 days, although we can provide some flexibility should you need it. The whole review process will take place in [Issue #NUMBER](LINK) on our public GitHub repository, where reviews and discussions develop in an open exchange of comments. Our Publishing Team and I will be on hand throughout, so please be assured that you don’t need to be familiar with GitHub to contribute. A preview of the lesson-in-draft is available here: <PREVIEW LINK>
Please let me know if you are available to participate, and I can share some more information about how our Open Peer Review process works.
Thank you very much for your time.
With best wishes,
Body:
Dear NAME,
I am writing to follow up on my email (below) which invites you to contribute to Programming Historian (LANGUAGE edition) as a peer reviewer.
The lesson is provisionally titled 'PROVISIONAL TITLE' and a preview of the lesson-in-draft is available here: <PREVIEW LINK>. We’d particularly value your expertise on [AREA OF EXPERTISE RELATED TO THE LESSON].
Please let me know if you are available, or if you have any questions.
If you do not have capacity to participate at the moment, I’d be grateful if you could reply to confirm, as this will help us to move forward with finding another suitable reviewer for this lesson/translation.
Thank you for your consideration.
With very best wishes,
Thank you, NAME.
We're absolutely delighted that you're available to participate.
Open Peer Review is at the centre of our editorial workflow. This phase follows the editor's initial feedback, and the author's / translator’s first round of revisions. It is an important opportunity for our authors / translators to receive feedback from peers in the community about their experiences of reading and working through the lesson. The feedback you share will help guide a second round of revisions, before we move the lesson onwards through our sustainability and accessibility checks that precede publication.
We are very proud to use an open system, in which peer reviewers and author / translator are known to each other, and where reviews are posted openly within a public issue on our GitHub repository. This openness promotes constructive knowledge exchange, and helps us to shape lessons that are practical, accessible, and sustainable.
To contribute, the first step is to **provide your GitHub username** (if you don’t have one, you can [follow these instructions to Create an Account on Github](https://docs.github.com/en/get-started/start-your-journey/creating-an-account-on-github)).
> You can configure your GitHub notifications by navigating to Settings. Select Notifications and scroll down to define your Subscriptions. It can be useful to receive notifications in the Participating, @Mentions and Custom category so that you will be alerted if anyone comments on an issue you have contributed to, or @mentions your username.
Before you begin, we encourage you to read our [Reviewer Guidelines](https://programminghistorian.org/en/reviewer-guidelines), which provide an outline of the elements we'd like you to keep in mind when you are reading the lesson and considering your feedback.
As I mentioned in my previous email, you can read a preview of the lesson in your browser via this link: <PREVIEW LINK>. You'll notice that this preview features paragraph numbers in the right margin, which we ask you to make use of to anchor any specific comments and questions.
My next step will be to post an introductory comment in [Issue #NUMBER](LINK), where I will re-share this link to the lesson preview, alongside a link to our [Code of Conduct](https://github.com/programminghistorian/jekyll?tab=coc-ov-file#readme), and a summary of our Anti-harassment policy. These policies help us ensure a safe and supportive environment for all contributors.
We are looking forward to collaborating with you.
With our very best wishes,
Dear NAME,
Thank you for confirming that you don’t have capacity to participate as a peer reviewer for Programming Historian (LANGUAGE edition) on this occasion.
>>>>>
[REVIEWER FORM CONTACT]
Are you still happy for us to contact you about your availability to participate in future rounds of peer review?
If 'Yes', we will hold your details on our records.
If 'No', we will delete your details.
====
[DIRECT APPROACH]
If you would like to contribute to Programming Historian (LANGUAGE edition) as a peer reviewer in the future, we encourage you to register your interest via our [Google Form](LINK) which you can submit directly online. There’s also a [plain-text version](LINK) which you can send to us by email, if you prefer.
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We appreciate your time.
With best wishes,
Dear NAME,
Thank you for confirming your GitHub username - I have tagged you in a new comment in [Issue #NUMBER](LINK), introducing you to the author / translator (FORENAME SURNAME) and the second reviewer (FORENAME SURNAME IF CONFIRMED).
Please post your feedback as a comment in the issue thread within the next ~60 days, or by ~DD MONTH. In the meantime, please write to me if you have any questions.
Thank you again for your willingness to collaborate.
With best wishes,
Subject Line:
Thank you for contributing!
Body:
Dear NAME,
The lesson / translation ‘[LESSON TITLE](LINK)’, which you generously reviewed for us, has now been published!
We are enormously grateful for your contribution. We consider peer reviewers essential to the creation of high-quality, robustly-tested lessons that will be valuable to our whole community – thank you for sharing your expertise, and your time.
We are committed to recognising every individual who contributes to the development of our lessons, and we are proud to include your name in this lesson’s key metadata.
Please visit our website to learn about other ways you can [contribute to Programming Historian](https://programminghistorian.org/en/contribute), [make an individual donation](https://programminghistorian.org/en/individual), or support us via [our Institutional Partnership Programme](https://programminghistorian.org/en/ipp).
We look forward to keeping in touch.
Sincere thanks,
Subject Line:
Renewing your interest in Programming Historian's peer review
Body:
Dear NAME,
12 months have now passed since you last registered your interest to be contacted to review a Programming Historian lesson. I'm writing to ask if you would still be happy for us to contact you about participating in future rounds of peer review?
If 'Yes', we can renew your availability and hold your details on our list of potential reviewers for a further 12 months. Please let us know if your profile, or current areas of specialism and interest have changed.
If 'No' (or if we do not hear from you within 30 days), we will delete your details.
If more than 30 days have passed since the date of this email but you are still interested in reviewing for us, please [submit a new response to our Google Form](https://forms.gle/tMBX5EXxNxrLAumA9).
We are very grateful for your continued interest in our project.
With best wishes,
Asunto:
Acuse de recibo del formulario de revisión por pares para Programming Historian en español
Cuerpo del mensaje:
Estimado/a NOMBRE:
Muchas gracias por registrar tu interés en revisar una lección para Programming Historian en español. Nos pondremos en contacto contigo si recibimos una propuesta que coincida con tus áreas de especialización.
Atentamente,
Sujet:
Accusé de réception du formulaire: évaluation par les pairs pour Programming Historian en français
Texte:
Chère/Cher NOM,
Merci d'avoir manifesté votre intérêt pour participer à l’évaluation d'une leçon de Programming Historian en français. Nous vous contacterons si nous recevons une proposition correspondant à vos domaines de spécialisation.
Bien à vous,
Sujet:
Invitation à évaluer une leçon pour Programming Historian
Texte:
Chère/Cher NOM,
Je suis PRÉNOM NOM, et je vous écris en tant qu’éditeur·ice de Programming Historian en français.
Je suis actuellement en charge du processus éditorial d’une nouvelle leçon / traduction à propos de UTILISER MÉTHODE X POUR ATTEINDRE OBJECTIF DE RECHERCHE Y, et je vous écris aujourd’hui pour vous inviter à contribuer en tant qu’évaluateur·ice de cette oeuvre.
La leçon s’intitule ‘TITRE PROVISIONNEL. C’est une leçon de niveau DÉBUTANT / INTERMÉDIAIRE / AVANCÉ, écrite / traduite par AUTEUR·ICE / TRADUCTEUR ·ICE.
Contribuer en tant qu’évaluateur·ices impliquera lire et tester la leçon, puis partager vos impressions avec l’auteur·ice / le·a traducteur·ice, généralement dans un délai de ~60 jours, bien que nous pouvons offrir une certaine flexibilité si vous en avez besoin.
L'entièreté du processus se déroulera dans le [Ticket #NUMERO](LINK) sur notre dépôt public GitHub, où les évaluations et la discussion se développent à travers une échange ouvert de commentaires. Notre équipe de publication et moi-même serons présent·e·s tout le long, alors vous n’aurez pas besoin d’être particulièrement à l’aise sur GitHub pour pouvoir contribuer. Un aperçu de la leçon « brouillon » est disponible ici : <LIEN>
Veuillez s’il-vous-plaît confirmer si vous êtes disponible pour contribuer : je partagerai avec vous ensuite plus de détails sur comment marche notre évaluation ouverte par les pairs.
Merci beaucoup pour votre temps.
Bien amicalement,
Cher/Chère NOM,
Je vous écris pour faire suite à mon mail (ci-dessous) qui vous invite à contribuer à Programming Historian en français en tant que pair évaluateur.
La leçon s’intitule ‘'TITRE PROVISIONNEL' et un aperçu de la leçon « brouillon » est disponible ici : <LIEN>. Nous apprécions particulièrement votre expertise en [SUJET D’EXPERTISE EN LIEN AVEC LA LEÇON].
Veuillez s’il-vous-plaît me faire savoir si vous êtes disponible, ou si vous avez des questions.
Si vous n'êtes pas en mesure de participer pour le moment, je vous serais reconnaissant·e de répondre pour confirmer, car cela nous aidera à trouver un·e autre évaluateur·ice approprié·e pour cette leçon/traduction.
Merci pour votre attention.
Meilleurs souhaits,
Merci, NOM.
Nous sommes très heureux que vous soyez disponible pour participer.
L’évaluation ouverte par les pairs est au centre de notre processus éditorial. Cette phase suit le retour initial de l’éditeur·ice de la leçon, ainsi qu’une première série de révisions faites par l’auteur·ice/ le·a traducteur·ice. C’est une occasion importante pour que nos auteurs·ices/traducteurs·ices puissent recevoir les avis de pairs de leur communauté, détaillant leur expérience de lecture et du travail de la leçon. Les impressions que vous partagerez aideront à guider une deuxième série de révisions, avant que nous fassions avancer la leçon vers la phase de contrôle de durabilité et d’accessibilité, qui précède la publication.
Nous sommes fier·e·s d'utiliser un système ouvert, dans lequel les pairs évaluateurs et les auteurs·ices/traducteurs·ices se connaissent, et où les évaluations sont publiées ouvertement dans un ticket public sur notre dépôt GitHub. Cette ouverture favorise l'échange constructif de connaissances et nous aide à élaborer des leçons pratiques, accessibles et durables.
Pour pouvoir contribuer, la première étape est de nous partager votre nom d’utilisateur·ice GitHub (si vous n’en avez pas, vous pouvez [suivre ces instructions pour Créer un compte sur GitHub](https://docs.github.com/fr/get-started/start-your-journey/creating-an-account-on-github)).
> Vous pouvez configurer vos notifications GitHub en naviguant vers Settings (paramètres). Sélectionnez Notifications et faites défiler pour définir vos Subscriptions. Il est utile de recevoir des notifications pour la catégorie Participating, @Mentions and Custom, pour être averti·e lorsque quelqu’un commente dans le ticket auquel vous participez, ou mentionne votre nom d’utilisateur·ice.
Avant de commencer, nous vous encourageons à lire nos [consignes aux évaluateurs](https://programminghistorian.org/fr/consignes-evaluateurs), qui expliquent les éléments que nous aimerions que vous gardiez à l'esprit lorsque vous lisez la leçon et que vous rédigez votre commentaire.
Comme je l’ai mentionné dans mon mail précédent, vous pouvez lire l’aperçu de la leçon via ce lien: <LIEN>. Vous remarquerez que cet aperçu indique les numéros de paragraphe dans la marge de droite, que nous vous demandons d'utiliser pour ancrer vos commentaires et questions spécifiques.
Ma prochaine étape consistera à publier un commentaire d’introduction dans le [Ticket #NUMERO](lien), où je re-partagerai le lien vers l’aperçu de la leçon et vers notre [code de conduite](https://github.com/programminghistorian/jekyll/blob/gh-pages/CODE_OF_CONDUCT.md#code-de-conduite), ainsi qu’un résumé de notre politique de lutte contre le harcèlement. Ces politiques nous aident à assurer un environnement sûr et solidaire pour tous nos contributeurs.
Nous avons hâte de collaborer avec vous !
Sincèrement,
Cher/Chère NOM,
Merci d’avoir confirmé que vous n'êtes pas en mesure de participer en tant qu'évaluateur·ice pour Programming Historian en français à cette occasion.
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[FORMULAIRE]
Êtes-vous toujours d'accord pour que nous vous contactions au sujet de votre disponibilité à participer à de futurs cycles d'évaluation ouverte par les pairs ?
Si vous répondez « oui », nous conserverons vos coordonnées dans nos dossiers.
Si vous répondez « non », nous supprimerons vos coordonnées.
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[APPROCHE DIRECTE]
Si vous souhaitez contribuer à Programming Historian en français en tant qu'évaluateur·ice à une autre occasion, nous vous encourageons à manifester votre intérêt via notre [formulaire Google](https://forms.gle/CCcdmye86NUoLi8X9) que vous pouvez soumettre directement en ligne. Il existe également une [version texte](https://github.com/programminghistorian/jekyll/blob/gh-pages/assets/forms/fr-ph-evaluation-par-les-pairs-formulaire.txt) que vous pouvez nous envoyer par courrier électronique, si vous préférez.
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Merci beaucoup pour votre temps.
Bien à vous,
Cher/Chère NOM,
Merci d'avoir confirmé votre nom d'utilisateur·ice GitHub - je vous ai tagué·e dans un nouveau commentaire dans le [Ticket #NUMBER](LINK), vous présentant à l'auteur·ice / traducteur·ice (PRÉNOM NOM) et au/à la second·e évaluateur·ice (PRÉNOM NOM SI CONFIRMÉ).
Veuillez poster votre commentaire dans le fil de la discussion dans les ~60 prochains jours, ou d'ici JJ MOIS. Entre-temps, vous pouvez m'écrire si vous avez des questions.
Merci encore pour votre volonté de collaborer.
Avec mes meilleurs vœux,
Sujet:
Merci pour votre contribution !
Texte:
Cher/Chère NOM,
La leçon / traduction '[TITRE DE LA LEÇON](LIEN)', que vous avez généreusement évaluée pour nous, a maintenant été publiée !
Nous vous sommes extrêmement reconnaissants de votre contribution. Nous considérons que les évaluateurs·ices sont essentiel·le·s à la création de leçons de haute qualité, rigoureusement testées, qui serviront l'ensemble de notre communauté - merci de partager votre expertise et votre temps.
Nous nous engageons à reconnaître chaque personne qui contribue au développement de nos leçons, et nous sommes fier·e·s d'inclure votre nom dans les métadonnées de cette leçon.
Nous vous invitons à visiter notre site web pour découvrir d'autres façons de [contribuer à Programming Historian](https://programminghistorian.org/fr/contribuer), [faire un don individuel](https://programminghistorian.org/fr/dons), ou nous soutenir via notre[ programme de partenariat institutionnel](https://programminghistorian.org/fr/pi).
Nous serons heureux·ses de rester en contact avec vous.
Nous vous remercions sincèrement,
Sujet:
Renouvellement de disponibilité
Texte:
Cher Chère NOM,
Il y a maintenant 12 mois que vous avez manifesté votre intérêt pour être contacté afin d'évaluer une leçon de Programming Historian. Je vous écris pour vous demander si vous seriez toujours d'accord pour être contacté afin de participer à de futurs cycles d'évaluation par les pairs ?
Si « oui », nous pouvons renouveler votre disponibilité et conserver vos coordonnées sur notre liste d'évaluateur·ices potentiel·les pour une période supplémentaire de 12 mois. Veuillez nous informer si votre profil ou vos domaines de spécialisation et centres d'intérêt actuels ont changé.
Si « non » (ou si nous n'avons pas de nouvelles de votre part dans les 30 jours), nous supprimerons vos données.
Si plus de 30 jours se sont écoulés depuis la date de ce mail mais que vous êtes toujours intéressé·e, veuillez soumettre une nouvelle réponse à notre [formulaire Google](https://forms.gle/CCcdmye86NUoLi8X9).
Nous vous remercions pour l'intérêt que vous portez à notre projet.
Bien à vous,
Subject Line:
Agradecimento de submissão do formulário: revisão por pares para o Programming Historian em português
Body:
Caro(a) NOME,
Agradecemos o seu interesse em fazer a revisão de uma lição do Programming Historian em português. Entraremos em contacto se recebermos uma proposta que vá ao encontro das suas áreas de especialização.
Com os melhores cumprimentos,